Persónuverndarstefna

Starfsmenn Éxito ehf., kt. 660422 2850, Sólvallagötu 24, 101 Reykjavík hafa einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með innan félagsins.

Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða viðskiptavini Éxito ehf og starfsfólks þess, forsvarsmenn viðskiptavina og annarra samstarfsaðila sem og annarra sem eiga í samskiptum við Éxito ehf. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum Éxito ehf safnar, með hvaða hætti Éxito nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Ef þú ert í vafa um það hvernig stefna þessi varðar þig, vinsamlega hafðu samband við á gudbjorg@exito.is fyrir frekari upplýsingar. Nánari samskiptaupplýsingar koma fram í lok stefnunnar.

1. Tilgangur og lagaskylda

Éxito ehf leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er stefna þessi byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“), með síðari breytingum.

2. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

3. Persónuupplýsingar sem Éxito ehf vinnur um viðskiptavini sína.

Éxito safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um þig eftir því hvort þú sért sjálf/ur í viðskiptum við félagið eða hvort þú komir fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið, t.d. birgja, stofnunar, fyrirtækis, eða annarra.

Póstlistar: Ef þú skráir þig á póstlista Éxito mun það vinna með upplýsingar um nafn þitt og netfang. Sú vinnsla byggir á samþykki þínu en þér er heimilt hvenær sem er að afturkalla það samþykki og afskrá þig af póstlista Éxito.

Viðskiptavinir: Komir þú fram fyrir hönd samstarfsaðila Éxito ehf., s.s. birgja, verktaka eða viðskiptamann sem er lögaðili, kann Éxito að vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn, símanúmer og tölvupóstfang. Þá kann Éxito ehf að vinna með samskiptasögu og eftir atvikum reikningsupplýsingar. Þessi vinnsla er Éxito ehf og/eða starfsfólki þess nauðsynleg til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli samnings við viðkomandi samstarfsaðila. Þá kann Éxito að vera skylt að vinna með upplýsingar á grundvelli lagaskyldu, s.s. bókhaldslaga.

Upplýsingar um þig kunna að koma frá þriðja aðila (til dæmis vinnuveitanda þínum). Sé persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa viðskiptavini sína um slíkt eftir því sem við á.

Bókhaldsgögn ber Éxito ehf að varðveita í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.

4. Miðlun til þriðja aðila

Gögn og upplýsingar sem Éxito ehf geymir um þig eru einungis til þess að Éxito geti sinnt hlutverki sínu á sem bestan máta og þjónustað og stutt við viðskiptavini Éxito eins og frekast er kostur. Éxito ehf kann að miðla persónuupplýsingum þínum til þriðja aðila, þ.e. til innheimtuaðila. Þá er um að ræða nafn, kennitala, heimilisfang og netfang og sú upphæð sem gjaldfallin er og ógreidd er. Persónuupplýsingar þínar kunna jafnframt að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, s.s. til Ríkisskattsstjóra.

5. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Éxito ehf. leitast við að meðhöndla allar persónuupplýsingar eins og lög kveða á um. Persónuupplýsingar sem koma frá þér í formi tölvupósta, í gegnum „hafðu samband“ hnapp á vefsíðu exito@exito.is, í formi skilaboða í gegnum annað starfsfólk Éxito ehf eða annarra fyrirtækja eða stofnanna, leitast félagið við að vernda með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þó getur Éxito og starfsfólk þess ekki tryggt öryggi persónuupplýsinga sem verða eftir í rafrænu umhverfi eins og tölvupósti, ef tölvupóstkerfið verður fyrir árás hakkara eða vírusa.

5.1. Meðferð tölvupósts

Vinsamlegast athugið að tölvupóstar frá Éxito ehf. og viðhengi þeirra eru eingöngu ætluð þeim sem tölvupósturinn er stílaður á og gætu innihaldið upplýsingar sem eru trúnaðarmál. Hafir þú fyrir tilviljun, mistök eða án sérstakrar heimildar tekið við tölvupósti og viðhengjum hans biðjum við þig að fara eftir 9. mgr. 47. gr. laga um fjarskipti nr. 81/2003 og gæta fyllsta trúnaðar, hvorki lesa efni þeirra né skrá þau hjá þér né notfæra þau á nokkurn hátt og tilkynna okkur samstundis að þau hafi ranglega borist þér. Brot gegn þessu varða bótaábyrgð og refsingu skv. 74. gr. laganna.

6. Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem Éxito vinnur

Þú átt rétt á að fá staðfest hvort Éxito vinni  persónuupplýsingar um þig eða ekki, og ef svo er getur þú óskað eftir aðgangi að upplýsingunum og hvernig vinnslunni er hagað. Þá kann einnig að vera að þú hafir rétt á að fá afrit af upplýsingunum. Við ákveðnar aðstæður getur þú farið fram á það við Éxito að fá sendar upplýsingar, sem þú hefur sjálf/ur látið Éxito í té eða stafa frá þér, beint til þriðja aðila.

Við ákveðnar aðstæður getur þú óskað eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt án tafar, til að mynda þegar að varðveisla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar eða vegna þess að þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinganna og engin önnur heimild liggur til grundvallar henni. Sé vinnslan byggð á samþykki er þér hvenær sem er heimilt að afturkalla samþykki þitt.

Ef upp koma aðstæður þar sem að Éxito getur ekki orðið við beiðni þinni mun Éxito leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

7. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar

Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í 6. gr. í stefnu þessari, eða ef þú hefur einhverjar spurningar varðandi persónuverndarstefnu þessa eða það hvernig Éxito vinnur með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband á gudbjorg@exito.is 

Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu Éxito á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

8. Samskiptaupplýsingar

Guðbjörg Erlendsdóttir hefur umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarstefnu. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar hennar:

Netfang: gudbjorg@exito.is
Sími: 776 1220

Samskiptaupplýsingar um félagið:

Éxito ehf
Sólvallagata 24
101 Reykjavík

9. Endurskoðun

Éxito ehf getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu félagsins.

Þessi persónuverndarstefna var sett þann 23. maí 2022